OBOWIĄZEK INFORMACYJNY DOTYCZĄCY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (OGÓLNY)

25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Chcemy, więc wyjaśnić co dla Ciebie oznacza to w praktyce. Ideą niniejszej informacji jest zaprezentowanie Tobie pełni praw jakie posiadasz w związku z nowymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie musimy spełnić wobec Ciebie na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).

1. Na początku chcemy Ci wyjaśnić czym tak na prawdę jest RODO

RODO, to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. W każdym więc przypadku, kiedy będziemy się posługiwać się tym skrótem, będziemy odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”.

2. Co kryje się pod pojęciem Administrator?

Administratorem danych, czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu, a także w jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane jest:

Instytut Podstaw Inżynierii Środowiska Polskiej Akademii Nauk
Zabrze,
ul. M. Skłodowskiej-Curie 34
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

3. Kim jest Inspektor ochrony danych (IOD)?

Inspektor ochrony danych (IOD) to osoba, z którą możesz się skontaktować w razie pytań, wątpliwości, co do zakresu przetwarzania Twoich danych przez Administratora. Funkcję tę sprawuje: Rafał Andrzejewski. Kontakt pod adresem E-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub tel. 504 976 690.

4. Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach oraz w oparciu o następujące podstawy prawne:

1. Wypełniania naszych statutowych zadań, tj. w szczególności: prowadzenia prac badawczych w dyscyplinie: inżynieria środowiska, górnictwo i energetyka, w zakresie: ochrony powietrza przed zanieczyszczeniem, ochrony wód i gospodarki wodnej, ochrony powierzchni ziemi ze szczególnym uwzględnieniem przekształceń geomechanicznych, hydrologicznych, chemicznych i fizykochemicznych, przyrodniczych oraz termicznych; odzysku i unieszkodliwiania odpadów.
2. Prowadzenia prac rozwojowych i wdrażania wyników w/w prac badawczych do gospodarki.
3. kształcenia pracowników naukowych oraz specjalistów o szczególnych kwalifikacjach w zakresie dyscyplin wymienianych w pkt a);
4. wykonywania innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów oraz zleconych przez władze Polskiej Akademii Nauk zgodnie z prowadzoną działalnością Instytutu.(ww. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO, art. 9 ust. 2 lit. j RODO  w zw. z ustawą z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz.U.2020.1796 t.j. z dnia 2020.10.14 z późn. zm.) oraz Uchwałą nr 16/75 Prezydium Polskiej Akademii Nauk z dnia 26 maja 1975 r. w sprawie utworzenia Instytutu Podstaw Inżynierii Środowiska Polskiej Akademii Nauk; Statutu Polskiej Akademii Nauk stanowiącej załącznik do Uchwały Nr 8/2010 Zgromadzenia Ogólnego Polskiej Akademii Nauk z dnia 24 listopada 2010 r.; Statutu Instytutu; ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz innych aktów prawnych, a także na podstawie art. 9 ust. 2 lit a, art. 6 ust. 1 lit a RODO).
   INNE:
5. w celach archiwalnych (czy dowodowych), (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 7 ust. 1 i 3 RODO, art. 9 ust. 2 lit. j RODO);
6. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych; archiwalnych;
7. w celu zawierania oraz wykonywania umów (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
8. w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
9. W celach promocyjnych – co do zasady przetwarzanie danych w tym celu oparte jest na dobrowolnej zgodzie osoby (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

5. Informacja o odbiorcach danych osobowych:

Twoje dane będziemy mogli udostępnić również podmiotom, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych (np. firmie ochroniarskiej). Jeśli będziesz chciał uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, zawsze możesz skontaktować się w tym celu z Administratorem.

6. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
7. Okres retencji czyli jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Będziemy przetwarzać Twoje dane nie dłużej niż to konieczne.

1. W zakresie danych przetwarzanych na podstawie Twojej zgody – do chwili realizacji celu dla jakiego została zebrana lub jej odwołania (w zależności od tego, co nastąpi wcześniej);
2. W zakresie danych, które Administrator przetwarza w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO, art. 9 ust. 2 lit. j RODO - przez okres niezbędny wynikający z przepisów prawa, np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
3. Po zrealizowaniu celu pierwotnego dla którego Twoje dane zostały zebrane (np. realizacja umowy, realizacja projektu naukowego), Twoje dane będą̨ przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi, a także przez okres niezbędny w celu ochrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń (czyli przez okres ich przedawnienia).

8. Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;
2. na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
3. prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
4. prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
5. prawo do przenoszenia danych osobowych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO,
6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
7. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
8. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (ale tylko w stosunku do danych osobowych które są przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody – ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda).

9. Obowiązek podania danych

1. W zakresie danych osobowych, które Administrator przetwarza na podstawie Państwa zgody – podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale często konieczne np. do wzięcia udziału w badaniu, projekcie naukowym;
2. W zakresie danych, które Administrator przetwarza w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO – podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe. Niepodanie danych może uniemożliwić realizację celów Instytutu, np. wywiązania się z obowiązków podatkowych;
3. W zakresie danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia/realizacji umowy – podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy, niepodanie danych uniemożliwi zawarci umowy oraz jej realizację.

10. Twoje dane nie będą profilowane, nie będzie również dochodziło do automatycznego podejmowania decyzji.

Cyberbezpieczeństwo

Realizując zadania wynikające z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa przekazujemy Państwu informacje pozwalające na zrozumienie zagrożeń występujących w cyberprzestrzeni oraz porady jak skuteczne stosować sposoby zabezpieczenia się przed tymi zagrożeniami.

Cyberbezpieczeństwo to „odporność systemów informacyjnych na działania naruszające poufność, integralność, dostępność i autentyczność przetwarzanych danych lub związanych z nimi usług oferowanych przez te systemy” (art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1369 z późn.zm)).

Do najpopularniejszych zagrożeń w cyberprzestrzeni należą:

• ataki z użyciem szkodliwego oprogramowania (malware, wirusy, robaki, itp.
• kradzieże tożsamości
• kradzieże (wyłudzenia), fałszowanie bądź niszczenie danych,
• blokowanie dostępu do usług,
• spam (niechciane lub niepotrzebne wiadomości elektroniczne),
• ataki socjotechniczne (np. phishing, czyli wyłudzanie poufnych informacji (np. danych do logowania) poprzez podszywanie się pod instytucję lub osobę godną zaufania, np. urzędy, banki, portale społecznościowe, znajomych);

 Niektóre sposoby zabezpieczenia się przed zagrożeniami:

• Używaj tylko silnych, indywidualnych dla każdego systemu haseł i nie udostępniaj ich nikomu.
• Zainstaluj i używaj oprogramowania antywirusowe. Najlepiej stosuj ochronę w czasie rzeczywistym.
• Aktualizuj oprogramowanie antywirusowe oraz bazy danych wirusów (dowiedz się czy twój program do ochrony przed wirusami posiada taką funkcję i robi to automatycznie).
• Aktualizuj system operacyjny i aplikacje bez zbędnej zwłoki.
• Nie otwieraj plików nieznanego pochodzenia.
• Nie korzystaj ze stron internetowych (zwłaszcza ze stron banków, poczty elektronicznej czy portali społecznościowych), które nie mają ważnego certyfikatu, chyba, że masz stuprocentową pewność z innego źródła, że strona taka jest bezpieczna.
• Nie używaj niesprawdzonych programów zabezpieczających czy też do publikowania własnych plików w Internecie (mogą one np. podłączać niechciane linijki kodu do źródła strony).
• Regularnie skanuj komputer i sprawdzaj procesy sieciowe – jeśli się na tym nie znasz poproś o sprawdzenie kogoś, kto się zna. Czasami złośliwe oprogramowanie nawiązujące własne połączenia z Internetem, wysyłające twoje hasła i inne prywatne dane do sieci może się zainstalować na komputerze mimo dobrej ochrony – należy je wykryć i zlikwidować.
• Sprawdzaj pliki pobrane z Internetu za pomocą programu antywirusowego.
• Unikaj odwiedzania stron, które oferują wyjątkowe atrakcje (darmowe filmiki, muzykę, łatwy zarobek, cudowną dietę) – często na takich stronach znajdują się ukryte wirusy, trojany i inne zagrożenia.
• Nie zostawiaj danych osobowych w niesprawdzonych serwisach i na stronach, jeżeli nie masz absolutnej pewności, że nie są one widoczne dla osób trzecich.
• Nie wysyłaj w e-mailach żadnych poufnych danych (np. danych osobowych, logowania, karty kredytowej) w formie otwartego tekstu – powinny być zabezpieczone hasłem i zaszyfrowane – hasło przekazuj w sposób bezpieczny, tj. innym kanałem niż dane.
• Pamiętaj o uruchomieniu firewalla.
• Wykonuj kopie zapasowe ważnych danych.
• Pamiętaj, że żaden bank czy Urząd nie wysyła e-maili do swoich klientów z prośbą o podanie hasła lub loginu w celu ich weryfikacji.
• Zwracaj uwagę na komunikaty pojawiające się na ekranie i nigdy nie ignoruj ostrzeżeń dotyczących bezpieczeństwa.

Więcej wskazówek na temat zabezpieczenia danych można znaleźć pod linkami:

https://www.nask.pl/pl/dzialalnosc/cyberbezpieczenstwo/3284,Cyberbezpieczenstwo.html

 Jeżeli chcesz anonimowo i łatwo zgłosić nielegalne i szkodliwe treści, na które natknąłeś się w sieci możesz zrobić to za pomocą https://incydent.cert.pl/#!/lang=pl